FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIONALES
     
   
 

Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas para lograr los objetivos predeterminados. Eso se realiza a través de las funciones de la administración o procesos administrativos, como lo son:

6.1 Planeación
6.2 Organización
6.3 Dirección
6.4 Integración
6.5 Control

Antes de especificar estas cinco funciones, es necesario señalar que existen dos fases generales, definitorias y características en este proceso administrativo

Fase Mecánica: Se refiere a la estructuración o construcción de la organización hasta llegar a integrarla en su plenitud. Funciona ésta para el desarrollo.

Fase Dinámica: Es aquella donde la organización, totalmente estructurada, desarrolla de manera eficiente y ética las funciones operaciones en toda su variedad pero con una coordinada complejidad. Esto demuestra que el proceso administrativo es cíclico.

A continuación se detallará el esquema de las funciones de la administración, considerando que una etapa no espera a la otra y que cada una origina un nuevo proceso circular, ininterrumpido e indivisible, dando inicio de un ciclo y término de otro.

 
     
 
 
     
 
PROCESO ADMINISTRATIVO ESQUEMA
 
 
 
     
 

6.1 PLANEACIÓN ¿QUÉ VOY A HACER?

Constituye la primera función de la administración y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le dan un sentido, una dirección una orientación a los esfuerzos aplicados, esta planeación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimados. Es la etapa básica de la administración y es esencial para cumplir las demás etapas del proceso administrativo.


PLANIFICAR ES DECIDIR POR ANTICIPADO.

¿QUÉ HACER? OBJETIVOS

¿CÓMO HACERLO? MEDIOS

¿CUÁNDO HACERLO? TIEMPO

¿QUIÉN DEBE HACERLO? PERSONAL


Específicamente, esta etapa se desarrolla para determinar QUÉ vamos ha hacer antes de realizarlo. Consiste en fijar el curso concreto de acción derivada de una etapa anterior llamada de previsión. Genera pronósticos y determina algo en un tiempo determinado. Especifica y determina lo que será cualificable y lo cuantificable.

Además, en esta etapa estamos obligados a esbozar un programa de secuencias de actividades, establecer fechas, políticas y normas generales a seguir, procedimientos y presupuesto para el programa.

Tipos de planes:

Planes a corto plazo: Un día, una semana, un mes.

Planes a mediano plazo: Pueden ser de dos años y menores de 5 años.

Planes a largo plazo: Son mayores a cinco años.

Planeación estratégica: Construcción de escenarios en el futuro "es planear desde el futuro y construir escenarios".


6.1.1 ETAPAS DE PLANEACIÓN

En relación del proceso de planeamiento, es posible distinguir:

a) Determinación de objetivos:

El primer paso lo constituye la fijación de metas u objetivos que se persiguen.

Supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos monetario que tendremos en los próximos 12 meses, a objeto de adelantarnos a posibles déficit, o diseñar una política de inversiones de eventuales superávits. En consecuencia, estamos abocados a la elaboración de un plan llamado presupuesto de caja.


b) Recopilación de antecedentes:

Consiste en reunir los antecedente y estadísticas necesarias para la formulación del plan.

Nos interesa recopilar datos de ventas de años anteriores, cobranzas, gastos de distintas índole, etc.; Como también otros antecedentes: nuevas leyes y ordenanzas tributarias y del trabajo, situaciones y hechos especiales que pudieran ser importantes (estado general de la economía, inflación, aparición de nuevos competidores, etc.). Es decir, se refiere a todos los datos que da alguna forma puede tener injerencia en el presupuesto de ingresos, en la medida que ellos sean relevantes.

c) Análisis y clasificación de los antecedentes:

Una vez recopilados, los antecedentes se examinan para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo buscado. Al mismo tiempo, se clasifican y ordenan, lo que permite un uso posterior más eficiente.

Si nuestro producto son muebles para el hogar, probablemente las condiciones climáticas no tengan mucha importancia: en cambio, si nos dedicamos a fabricar artículos para la nieve, el antecedente anterior adquiere gran valor.


d)Formulación de supuestos:

En todo plan, en forma consciente o inconsciente, se determina ciertos supuestos. Conviene analizar estos supuestos desde el punto de vista de su concordancia con la realidad, descartando o replanteando aquellos que por diversas razones puedan no ser reales y sufrir cambios de importancia.

Podemos suponer que seremos capaces de vender la producción y recuperar toda la venta en la cobranza y además disminuir los gastos generales en un 10%. Estos serían supuestos optimistas, que lograrán un buen resultado. Lo importante no es hacer supuestos optimistas, sino supuestos basados en la realidad.


e)Formulación de planes alternativos:

Generalmente existen varias posibilidades o planes alternativos para lograr el objetivo planteado. Estos distintos planes dependen de los recursos con que cuenta, de las condiciones requeridas para su éxito y en general de los supuestos en que se basan las alternativas.
Por estas razones y además por los cambios normales que se producen, es que se advierte la conveniencia de formular distintos planes que consideran múltiples cambios en las condiciones.

f) Determinación de plan definitivo:

Aunque es útil contar con un buen número de alternativas posibles es necesario evaluar dichas alternativas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la base de la más probable.

Esto significa descartar las demás alternativas, sino tan sólo tener como orientación fundamental un plan que sea realmente el que dirija la acción.

g) Control de avance del plan:

Es importante destacar que todo plan debe, en lo posible, ser controlado durante su ejecución y no sólo al término del período de vigencia, cuando no es posible adoptar acciones correctivas.

El control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar las diferencias que existen y analizar sus causas, lo que debe efectuarse en uno o varios momentos de la ejecución, de modo que cualquier problema en ella se pueda corregir con el debido tiempo y en su oportunidad.

 
     
 

6.2 ORGANIZACIÓN ¿CÓMO SE VA HACER?

Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué elementos y condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí estos elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo así, es preciso introducir cambios en la organización para adaptarla permanentemente a las metas.

La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

6.2 .1 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Para realizar el proceso organizativo se deben considerar los siguientes pasos:

a) Determinación del objetivo:

Esta etapa supone el planteamiento como etapa previa y fundamental, antes de organizar debemos saber para qué hacerlo, qué se espera de ella. El plan constituye, en consecuencia, un paso previo y necesario al proceso de organización.

b) División del trabajo:

El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar para cumplir los objetivos. Y esas actividades deben ser descritas con cierto detalle, desglosándolas en operaciones y tareas concretas.

c) Agrupación de las operaciones parciales en unidades:

Es la parte del proceso que normalmente se conoce con el nombre de departamentalización. Una vez definidas las actividades y operaciones que integrará en unidades de trabajo o centros de operación según diversos criterios que dependen de los objetivos que se hayan fijado.

d) Asignación de personal:

Los cargos y unidades de trabajo requiere ser dotados de personal especializado para realizar sus funciones, lo que se consigue mediante el proceso de selección de personal, y asignación de este personal a las distintas tareas, según las especificaciones y requisitos de cargos.

e) Delegación de autoridad:

Al personal seleccionado es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones.

 
     
 


6.3 INTEGRACIÓN/EJECUCIÓN: ¿CON QUIÉN? y ¿CON QUÉ?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

6.3.1 ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN

a) Reclutamiento

Proceso de identificación y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentro de la organización.

b) Selección

Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor.

c) Contratación:

Derechos y obligaciones del trabajador y del patrón escrito dentro de un departamento específico.

d) Inducción:

Dar orientación a la persona contratada respecto a la organización, su ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rápida adaptación del trabajador.

e) Capacitación:

Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las habilidades, conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempeñar de la mejor manera posible las actividades que requiere su puesto.

f) Desarrollo:
Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando al máximo sus potencialidades y promoviendo su motivación permanente.

 
     
     
 


6.4 DIRECCIÓN: VIGILAR QUE SE HAGA

Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar que se preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración destinada a procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa, mediante una cooperación entre subordinados y jefes. La dirección comprende las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organización; esto es, a un mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La dirección se preocupa de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivación.

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad para tomar de decisiones.


6.4.1 ETAPAS DE LA DIRECCIÓN


a) Autoridad.

Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer.

b) Motivación.

Término general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.
Importancia de la Motivación:

  • Significa persuadir o inducir, esto es, convencer a otros que hagan lo que queremos que hagan.
  • Nada es más grato que hacer lo que desea y no lo que le piden.
  • Se vincula con el comportamiento de las personas y es un elemento vital de la administración.
  • En esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque desea hacerlo.
  • Depende de factores tales como personalidad, preferencias, deseos, necesidades, y otras variables particulares de los individuos.


    c) Comunicación.

    Proceso de transmitir mensajes por medio de documentos escritos y de forma oral.

    d) Supervisión.

    Vigilar que las actividades que desempeñan los trabajadores se estén llevando a cabo de acuerdo al plan.

    6.4.2 PERFIL DEL EJECUTIVO DEL SIGLO XXI.

  • Inteligencia Emocional
  • Liderazgo.
  • Visión global.
  • Dominio de la Tecnología.
  • Multibilingüe.
  • Multifuncional.
  • Trabajar en Equipo.
  • Asumir retos.
  • Capacidad de negociación.
  • Valores éticos.
  • Creatividad.
  • Toma de decisiones.
 
     
 

6.5 CONTROL: EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la existencia de la planificación, si no hay plan, no hay nada que controlar. El control es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere sentido cuando hay algo con qué controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas.

Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y evaluar.

6.5.1 ETAPAS DE CONTROL

Sea cual sea el tipo de control que se aplique en un momento dado, es preciso seguir pautas generales:

a) Determinar la base de control

Esta base no es otra cosa que los objetivos propuestos, las metas a alcanzar. Generalmente las metas se definen en unidades cuantificables para que así el control pueda realizarse sobre bases objetivas.
Por ejemplo: el tiempo de duración de un proceso, la cantidad de productos vendidos, el monto de salarios, etc.


b) Medir y juzgar lo realizado:

Como se dijo, para controlar es necesario determinar lo realizado, para así confrontarlo con lo programado. La determinación de lo realizado puede ser cuantitativa si la meta es cuantitativa y cualitativa si la meta es cualitativa.
Por ejemplo: si la meta es vender 100 tenemos que determinar cuanto vendimos para compararlo luego con la meta. En cambio, si la meta es ganar prestigio, tenemos que juzgar si lo logramos.

c) Comparar lo realizado con lo programado (si lo programado no supera lo realizado):

La relación entre las dos etapas anteriores, vale decir, lo programado y lo realizado, constituye el control propiamente tal, que no es otra cosa que una comparación entre ambas. Esta comparación por lo general, detecta desviaciones o diferencias entre lo programado y lo realizado, las que pueden ser positivas (si lo realizado supera a lo programado) o negativa (sí lo programado supera lo realizado).

d) Analizar y corregir desviaciones:

Es la tarea más importante del control, ya que aquí se analizan las desviaciones existentes, lo que posibilita reformular el plan y en general adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se repitan. Sin esta etapa, el control efectuado carece de utilidad.