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COMO DOBLAR LAS CARTAS EN LOS SOBRES
(a) Las cartas escritas en computador con membretes para enviarse en sobres tamaño oficio, deben doblarse de la siguiente manera.

- Desde la orilla inferior de aproximadamente la tercera parte del tamaño de la hoja.
- Segundo doblez, desde la nueva orilla hasta un medio centímetro del margen superior y por último, se introduce en el sobre con el margen superior hacia arriba.

(b) Las cartas escritas en computador con membretes, para enviarse en sobre tamaño carta, deben doblarse de la siguiente manera:

- Un doblez desde la orilla inferior hasta un medio centímetro del margen superior
- Un segundo doblez del margen derecho hacia la izquierda, de aproximadamente una tercera parte del ancho de la hoja.
- Un tercer doblez del margen izquierdo hacia la derecha hasta aproximadamente un centímetro de la orilla derecha, introduciéndola en el sobre con la orilla derecha hacia arriba.

Sugerencias pertinentes para aumentar la eficiencia en el Departamento de Correspondencia.

Tener todo lo necesario en el escritorio para el correo
Es indispensable el conocimiento de las tarifas postales básicas. y métodos de utilizarlas adecuadamente. Un escritorio bien equipado con lo necesario para el despacho de correspondencia puede evitar que su manejo se convierta en una obligación pasada.

Como doblar una carta para diferentes sobres

Cómo archivar los papeles

Es esencial que tengas una buena forma de archivo, para que cada vez que busques algo lo encuentres rápidamente. Existen diferentes tipos de papeles o documentos para guardar. Los puedes separar, por ejemplo, en informativos, persuasivos, urgentes y pendientes:

- Dentro de los informativos están los memos, las cartas con información, los reportes, etc.
- Los persuasivos se reconocen porque son cartas de intención, de venta, de opinión, de recomendación, etc.
- Los urgentes deben tener una fecha de vencimiento a su urgencia.
- Los pendientes también deberían tener fecha, porque de otra manera se pueden acumular demasiados.

En general, los documentos se pueden guardar por fecha, orden alfabético, numéricamente y por materia. Lo importante es que una vez que los tengas clasificados y encarpetados, le comuniques a los demás de que manera ordenaste los documentos para que también otras personas tengan acceso a la información (a menos que fuera confidencial).

Y por último, una muy buena recomendación: fija una hora a la semana para ordenar, no dejes que se te acumulen los papeles y tira lo innecesario a la basura.

Con todos estos consejos, no se te perderá nada, ni tampoco tendrás ningún problema con tu jefe. Sólo debes hacerte un tiempo y no esperar a que los papeles te "inunden" el escritorio.

Manejo y control de la caja chica

En muchas empresas la Secretaria maneja una cantidad de dinero, para hacer frente a gastos menores, como movilización para el auxiliar, o compras de bajo monto.

La cantidad asignada depende del tamaño de la institución. En todo caso, sin importar el monto, se deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Tener un registro para todos los gastos o pagos que se realicen.
- Guardar todos los documentos que respaldan los gastos (boletas, recibos, etc.)
- Tener un lugar seguro para guardar el dinero (caja metálica con llave)
- No mezclar dineros personales con los de caja chica.
- No efectuar préstamos del dinero de caja chica.