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" CUALIDADES PROFESIONALES DE UNA SECRETARIO (a)
Las cualidades personales que acabamos de analizar, deben ser complementadas con la formación técnica. Si observamos la prensa escrita, donde solicitan este tipo de profesional, podemos comprobar que ellos requieren personas que no sólo tengan cualidades humanas, sino que también dominen una serie de técnicas como por ejemplo.

- Organización de oficina.
- Perfecto dominio de la redacción de cartas y de otros documentos comerciales y oficiales.
- Buen manejo de ordenadores y conocimientos de la programación en lenguaje básico.
- Técnicas de relaciones públicas y publicidad.
- Nociones de organización de empresa.
- Digitación al tacto.

Perfil Profesional de la secretaria

La formación profesional de la secretaria ha cambiado notoriamente las últimas décadas. Lo que antes era esencial ha perdido vigencia, debido a los avances tecnológicos, sobre todo la informática. Por ejemplo antes era imprescindible que una secretaria digitara al tacto con precisión y velocidad. Con la incorporación del computador a su trabajo, aún es importante que digite al tacto, pero la precisión ha pasado a segundo plano, debido a que un trabajo puede ser corregido rápidamente e impreso en muy poco tiempo.
A continuación detallaremos los requisitos técnicos fundamentales que debe poseer una secretaria:

- Gramática: Tanto las comunicaciones escritas como las orales requieren el uso de palabras, términos y expresiones de una gran variedad de combinaciones. El conocimiento de las reglas elementales de la gramática castellana es un punto clave que ningún buen oficinista debe descuidar, al igual que la correcta ortografía de las palabras. Errores gramaticales o el uso incorrecto podría crear problemas en la empresa que trabajas, y pueden llegar a poner en peligro un buen negocio.

- Caligrafía: A pesar de que los días de la caligrafía estilizada han pasado de moda, es indispensable que toda secretaria tenga una letra clara como ordenada y legible. Son muchas las actividades que deben realizarse a mano escrita y es importante que todas las personas puedan entender lo escrito. Por otra parte, un borrador ordenado será más fácil trabajarlo en el computador.

- Matemática Comercial: No hacen falta los conocimientos de matemática avanzadas, pero si debes poseer el dominio básico que te permita realizar operaciones correctas, cálculo de porcentaje, interés, etc.

- Digitación: En la mayoría de las empresas e instituciones se requieren que toda información y correspondencia sean escritas en máquinas electrónicas y fundamentalmente en el computador. Por lo tanto, es imprescindible que dominen la Digitación al tacto para que puedas realizar tu trabajo en forma rápida y eficiente.

- Contabilidad: Dependiendo del área de trabajo en el que te desempeñes podrá ser importante y tener conocimientos básicos de contabilidad, por lo menos los fundamentos contables. La habilidad de comprender e interpretar la estructura y las transacciones financieras de un negocio te proporcionará mayores oportunidades de ascender a cargos más importantes.

- Archivo: Todo trabajo de oficina requiere manejo de papeles, correspondencia y documentos. La secretaria debe saber como manejarlo de una manera sistemática, para que pueda localizarlo rápidamente cuando se necesitan. Una secretaria nueva con frecuencia tiene que empezar a trabajar con los archivos, esto le permitirá aprender los nombre, los documentos y la rutina general de la oficina. Un conocimiento de los sistemas de archivo que existen te ayudará a desempeñar tu trabajo en forma más efectiva y te ayudará a mantener todos los papeles en perfecto orden.

- Manejo de tecnología: La mayoría de las empresas modernas están implementadas con las más altas tecnologías. Por lo tanto es importante que manejes los procesadores de texto y computadores en forma óptima. La secretaria que esté siempre al día en el manejo de tecnología moderna tendrá una mejor oportunidad de demostrar sus habilidades y asegurar su cargo en la empresa.

- Redacción: Es una de las técnicas mas importantes que debe dominar la secretaria debido a que su función se relaciona con la correspondencia. La secretaria, además de tener capacidad de redactar cartas originales, debe manejar un vocabulario extenso. Tanto general como técnico y conocer las disposiciones de todos los tipos de comunicación escrita que se utilizan en una empresa o institución. La forma o estilo es un factor importante para una buena redacción, este factor es decisivo porque toda secretaria se caracteriza por lo que escribe, y si escribe bien, se dirá que tiene buen estilo.

- Técnicas de relaciones públicas: Generalmente la primera persona que encuentra un visitante en una empresa, es la secretaria, y por lo mismo debe estar dotada de los conocimientos que sobre esta materia debe manejar. Por eso es de suma importancia saber recibir y agasajar a sus invitados o visitas con las normas de cortesía que corresponden a este tipo de situaciones.

- Organización de oficina: el trabajo actual del secretario (a) exige que tenga conocimientos sobre los elementos básicos de administración aplicados al trabajo secretarial, entre los que se cuentan la planificación, organización, ejecución y control o evaluación periódica de las tareas y que, son propias de su cargo, te ayudarán a mejorar la calidad del servicio que prestas a tu empresa o institución.